Wikis, Foren oder (Micro)-Blogs finden immer häufiger Anwendung in der Unternehmenspraxis. Oftmals werden die unterschiedlichen Social Software Anwendungen auch auf einer einzigen Plattform gebündelt. Grund genug diese Tools näher vorzustellen.
Social Software? Manch einer mag sich fragen, wie kann denn eine Software sozial sein? Der Zusatz “social” drückt in diesem Zusammenhang aus, dass die Software für die jeweilige Nutzergruppe (Funktionsbereiche, Abteilungen, Teams etc.) konzipiert ist. Durch wenige Klicks können die Mitarbeiter die einzelnen Anwendungen individuell gestalten. Dadurch wird die Kommunikation, Interaktion und Kollaboration zwischen verschiedenen Abteilungen, Geschäftsbereichen und Standorten verbessert und der zunehmenden Dezentralisierung von Wissen entgegengewirkt. Im Nachfolgenden soll die unterschiedlichen Tools kurz vorgestellt werden.
Forum – Diskussionen am laufenden Thread
Beim Wort “Forum” denkt so manch einer an das bekannteste Forum der Antike, das sogenannte „Forum Romanum“. Ein Platz auf dem die Bürger Roms über Politik, Wirtschaft sowie Alltagsprobleme diskutierten und ein direkter Informationsaustausch erfolgte. Analog dazu funktioniert auch ein “modernes” Forum.
Die Mitarbeiter können Fragen zu relevanten fachspezifischen Themen stellen sowie Ideen austauchen. Dadurch, dass die Fragen und Antworten für alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit einsehbar sind, können die Mitarbeiter vom Fachwissen anderer “Experten” profitieren. Durch die Nutzung von Diskussionsforen können im Vergleich zur klassischen Emailkonversation schneller und effizienter Problemlösungen generiert werden sowie Doppelarbeiten vermieden werden.
Wiki – “schnell” zu effizientem Wissensmanagement
Fast jeder kennt heute das von Larry Sanger und Jimmy Wales initiierte Online-Lexikon „Wikipedia“. Doch nur wenige Menschen wissen, dass der Begriff auf das hawaiische Wort „wiki“ zurückgeht und übersetzt „schnell“ bedeutet.
Die Schnelligkeit ist auch eines der Hauptvorteile eines Wikis: Die jeweiligen Mitarbeiter können dank der Wiki-Technik webbasiert ohne Programmiersprachkenntnisse gemeinschaftlich an aktuellen Projekten arbeiten (vergleichbar zu Google Docs) . Dadurch kann (Projekt)-Wissen von Beginn an dokumentiert und effektiv verwaltet werden. Es gehen somit weniger Informationen verloren.
Zudem wird durch die Nutzung von Wikis der soziale Austausch der Mitarbeiter untereinander gefördert, das jeweilige (Projekt)-Wissen wird „vergemeinschaftet“ und die jeweiligen Wissensträger miteinander vernetzt. Dies beinhaltet einen neuen Ansatz des Wissensmanagements: Von nun an haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit ihr Wissen einzubringen (Botton-Up Ansatz) und nicht nur einige auserwählte (Top-Down Ansatz).
Blog – ich blogge, also bin ich
Viele Unternehmen nutzten bereits (Corporate) Blogs für die externe Unternehmenskommunikation, doch auch die Effektivität der internen Kommunikation lässt sich durch die Verwendung von themenspezifischen Blogs deutlich steigern. Dies liegt darin begründet, dass sich Blogeinträge im Gegensatz zu Emails durch entsprechende „Tags“ kategorisieren lassen. Somit sind sie für alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit auffindbar und können nicht in einem Email-Postfach eines Mitarbeiters “verloren” gehen.
Für den Erfolg eines internen Blogs ist es wichtig, dass innerhalb des Blogs kontinuierlich Informationen ausgetauscht werden. Nur so wird der Blog am Leben erhalten und kann seine volle Schlagkraft entfalten. Es gilt die einfache Regel: je aktueller und exklusiver die vorhandenen Informationen, umso attraktiver ist dies für den jeweiligen Mitarbeiterkreis. Es gibt bereits einige Unternehmen, die (Micro) Blogging erfolgreich einsetzen (Mehr dazu im Kapitel Best-Practice). Software Anbieter wieYammer, Wordpress, Swabr oder Communote spielen in diesem Bereich eine wichtige Rolle.
Social Networking – von weak und strong Ties
Viele Unternehmen gehen immer mehr dazu über ihr Intranet in eine Social Networking Plattform “umzubauen”. Produktnamen, die in diesem Zusammenhang genannt werden sollten sind: IBM Connections, Microsoft Sharepoint und Jive.
Social Networking Plattformen bieten die Möglichkeit, persönliche Profile ähnlich eines kurzen CVs bei Linkedin oder Xin anzulegen. Die Mitarbeiter können sich dadurch untereinander sowie mit Inhalten (Content) vernetzen und aktiv ihre Kontakte zu pflegen. Das Potenzial von sozialen Netzwerken liegt insbesondere in den so genannten „Kontakten zweiten Grades“ oder “weak ties”. Ziel ist es, einen gemeinsamen Kontakt zu einer potenziellen Zielperson zu finden, diese Person kann womöglich den direkten Kontakt herstellen. Schwache Beziehungen bieten einige Vorteile gegenüber “strong ties” bezüglich der Reichweite der Informationsverbreitung. Durch die Incentivierung von “weak ties” wird der jeweilige Mitarbeiter mit Informationen versorgt, die für ihn einen hohen Newsfaktor haben, dadurch können neue Impluse und Ideen entstehen.
Viele Social Networking Plattformen bieten neben Profil-und Netzwerkfunktion auch die Möglichkeit innerhalb der Plattform Communitys, Blogs, Foren, oder Wikis anzulegen und somit gemeinsam über Hierarchie und- Abteilungsgrenzen hinweg an Projekten zu arbeiten.
Hier gibt es noch ein passendes Video zum Thema Emailflut:
Quelle: Youtube
Hier finden Sie Teil 1 und 3 der Enterprise 2.0-Serie:
Pingback: Enterprise 2.0 - oder Social Practice ist Best Practice
Pingback: Enterprise 2.0 oder Soziale Medien erobern die interne Kommunikation