Social Business am Beispiel von Microsoft Sharepoint + Tipps + Best Practice

Gastautor: Matthias Weller von der Insight Dimensions GmbH. Zuerst erschienen auf Unternehmenssteuerung 2.0.de.

Enterprise Social Business ist eine der Hauptkomponenten von Enterprise 2.0 (E2.0)¹ und wurde von IBM geprägt. Deren aktueller Slogan trifft den Kern der Sache sehr gut:

 „Social business starts when you put people at the center.
Amplify the value of human connections.“

Prinzipiell geht es um die Nutzung von Sozialer Software im Unternehmen, um damit hauptsächlich innerhalb des Unternehmens die Mitarbeiter zu vernetzen. Es kann aber auch darüber hinaus gehen und Kunden sowie Partnerunternehmen in einem gemeinsamen Sozialen Netzwerk zu integrieren.

Das folgende Bild auf Webseite von David Armano zeigt den Weg zum heutigen Social Business… und einer möglichen Zukunft. Es steht unter dem Motto:

„Social Business: Where It’s Been & Where It’s Going“

Es zeigt, daß immer mehr Menschen auf immer vielfältigere Weise und grenzenlos miteinander vernetzt sind und sein werden.

Wir bei der Insight Dimensions GmbH wollen als modernes Unternehmen, den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich auszutauschen.  Dabei sollen nicht ausschließlich die jungen Mitarbeiter, die mit Facebook, Twitter & Co. aufgewachsen sind, angesprochen und mitgenommen werden, sondern die gesamte Belegschaft. Es sind aber genau diese jungen, nachrückenden Mitarbeiter, die diese Art der Kommunikation auch bei der Zusammenarbeit im Business als selbstverständlich ansehen.

Die Insight Dimensions GmbH hat sich für ein E2.0-System auf Basis von Microsoft SharePoint 2013 entschieden. Ausschlaggebend waren, neben den ab dieser Version deutlich ausgebauten Social-Komponenten, die zahlreichen grundlegenden Möglichkeiten bei der Zusammenarbeit in Teams.

Ganz oben auf der Anforderungsliste war der Wunsch, sich auf einfachste Art und Weise über akute Themen und Problematiken auszutauschen. Damit soll gleichzeitig und automatisch ein Nachschlagewerk (Wissensdatenbank) für Mitarbeiter geschaffen werden, die nicht aktiv in diesen Fall involviert sind oder waren. Jeder diskutierte Fall landet somit in einem Archiv und steht für spätere Suchanfragen zur Verfügung.

Das Mittel der Wahl sind die Mikroblogfeatures, die zum Lieferumfang von SharePoint Server 2013 gehören. Jeder Mitarbeiter kann in einem Mikroblog eine Nachricht senden, die öffentlich gemacht bzw. über die ein öffentlicher Dialog geführt werden soll.

Diese Nachricht kann neben Text (max. 512 Zeichen) auch URLs, Bilder und Videos enthalten. Nach dem Bereitstellen einer Nachricht ist diese sofort im Newsfeed verfügbar und andere Mitarbeiter können darauf antworten.

Neben der Antwortmöglichkeit kann er auch einfach nur „gefällt mir“ anklicken, was wir firmenintern als „habe ich zur Kenntnis genommen“ umgedeutet haben. Auf diese sehr einfache Weise schließen wir die Feedback-Loop, und der Ersteller einer Nachricht erfährt, von wem sie bewusst wahrgenommen wurde.

Bei der bereits angesprochenen Möglichkeit einer späteren Suche ist es mit SharePoint 2013 sehr einfach möglich, die Suche auf Microblog-Beiträge einzuschränken.
Der Mitarbeiter kann entweder direkt im Suchfeld der Webseite (Abb. 1), oder auf der globalen Suchseite  den Ergebnistyp einschränken.

Mit den weiteren Möglichkeiten des Refinements kann man das Suchergebnis noch weiter verfeinern und den Zeitraum eingrenzen, sowie den Verfasser auswählen. (Abb.2)

Ein weiteres Ziel der Nutzung von Microblogs war, das interne E-Mail-Aufkommen zu reduzieren. Der große Vorteil von Microblogs ist, daß sie nicht nur in einem geschlossenen Personenkreis vorhanden sind und dort auch (ver)enden (wie es bei E-Mails der Fall ist), sondern auch später jedem zur Verfügung stehen, der Zugriff darauf haben darf.

Damit nicht das gesamte Microblogging der Firma über einen einzigen Kanal läuft und damit zu unübersichtlich wird, haben wir unterschiedliche Möglichkeiten der Abgrenzung geschaffen.

Es gibt neben dem unternehmensweiten, je einen separaten Microblog pro Abteilung und darüber hinaus noch weitere, thematisch abgegrenzte Bereiche (Projekt-Räume), mit einem eigenen Microblog. Damit kann unkompliziert auch ein zielgerichtetes Publikum angesprochen werden, wenn es um sehr spezifische Themen geht.

Abschließend kann ich sagen, daß ein maßgeblicher Faktor für die rege Nutzung der Microblogs, deren simple Art der Anwendung ist. Es gilt der Grundsatz

„Einfachheit führt zu Akzeptanz“

oder auf neudeutsch

„Simplicity is the solution“

¹ Enterprise 2.0 bezeichnet im engeren Sinn den Einsatz von sozialer Software zur Projektkoordination, zum Wissens­mana­ge­ment und zur Innen- und Außenkommunikation in Unternehmen. Diese Werkzeuge fördern den freien Wissensaustausch unter den Mitarbeitern; sie erfordern ihn aber auch, um sinnvoll zu funktionieren.

Im weiteren Sinn umfasst der Begriff nicht nur die Werkzeuge selbst, sondern auch die Tendenz der Unternehmenskultur weg von der hierarchischen, zentralen Steuerung und hin zur autonomen Selbststeuerung von Teams, die von Managern eher moderiert als geführt werden. [Quelle: Wikipedia]

Best Practice & weiterführende Artikel

Nicht nur mit Sharepoint sondern allgemein rund um das Thema Social Business:

• Enterprise 2.0 @ Bosch, welches u.a. das SMI mit Partner Know How! AG unterstützt wurde.
• Social Business mit Zyncro
• Whitepaper rund um das Thema Change, Transformation
• Enterprise 2.0 – Teil 1: Social Media erobert die interne Kommunikation
• Enterprise 2.0 – Teil 2: Social Software, dass 1×1 der internen Kommunikation
• Enterprise 2.0 – Teil 3: Social Practice ist Best Practice

Bildquelle: Social Collaboration via Shutterstock